最近、書いたものが消えたように見える(実際には復元できる)ボールペンで勤務表をごまかしたとか、いくつかのニュースが聞こえてきている。
これを防ぐにはどうするか。もちろん、そのボールペンを使用禁止にするとか、正式書類は電子データにしようという選択肢は、ひとまずここでは登場しない。
1) 大事な書類は複写式にして、両方にハンコを押して関係者それぞれが保管。
これはコストがかかりすぎる。もともと複写式にしている会社や役所はそのままでいいが、いまからこれを導入するのもおかしな話。
2) コピーをとって、正式な手続きが開始されるまでの控えとする
3) デジカメで撮影して(同上)
4) 受け取った側が別の正式なノートに要点だけでも記載して、記載日付と記録者がわかるようにしておく。
便利なのは、デジカメかな。紙と違って保管のスペースも微々たるもの。ただ怖いのは、外部流出の危険が高いこと。ちょっとした操作ミスや設定ミスで、誰にでも見られてしまう場所にたちまちアップロードという危険はある。
それにしても、メーカーの本来の製造意図としては、ちょっとした挨拶文などの私文書をきれいに仕上げるということだったのだろうか。わたしはミスをしないようにしようという緊張感に耐えきれず、「○○さん、こんにちは(改行)お口に合えば幸いです。(改行)日付、名前」という世界一短いメモを荷物に添えている。文章を途中で消したり修正してまで、長い文章を書こうとは思わない。緊張は短い方がいいに決まっている(笑)。